Pourquoi suis-je obligé de donner mon identité lorsque je transmets des documents par l’intermédiaire du formulaire de transmission de documents ?
Cela permet de traiter adéquatement l’information et d’associer les documents au dossier de plainte. Si vous êtes un employé d’un ministère ou d’un établissement du réseau de la santé et des services sociaux, veuillez ajouter votre titre, votre numéro de poste en plus de vos prénom et nom. Cela facilitera le traitement du dossier.
Lorsque j’envoie des documents concernant mon dossier en traitement par l’intermédiaire du formulaire de transmission de documents, quelles sont les informations à donner ?
Lorsque vous transmettez des documents par l’intermédiaire du formulaire de transmission de documents pour un dossier en traitement, il est préférable d’indiquer votre numéro de dossier et le nom de la personne à qui nous devons remettre les documents dans les champs du formulaire prévus à cette fin.
Ces informations sont utiles au bon traitement de votre demande. Sachez que si vous ne vous souvenez pas de votre numéro de dossier ou du nom de la personne, vous n’avez pas à remplir ces champs.
Vous pouvez aussi utiliser l’espace disponible pour ajouter d’autres informations complémentaires ou des notes qui pourront nous aider au traitement de votre demande.
Que se passe-t-il une fois que le Protecteur du citoyen reçoit ma plainte en ligne ?
Dès que nous recevons votre formulaire de plainte, nous en accusons réception en communiquant avec vous par téléphone dans les deux jours (ouvrables) qui suivent.
Ensuite, si votre plainte relève de notre compétence (c’est-à-dire si le Protecteur du citoyen peut intervenir), nous commençons notre enquête auprès de toutes les instances visées. Une fois nos conclusions rendues, que votre plainte soit jugée fondée ou non, que nous formulions des recommandations ou non, nous vous en ferons part (oralement ou par écrit).
Si votre plainte ne relève pas de notre compétence (et par conséquent que nous ne pouvons pas la traiter), nous vous accompagnons dans la recherche de la ressource ou du recours approprié.
Que se passe-t-il lorsque je clique sur le bouton ENVOYER LE FORMULAIRE ?
Votre plainte est transmise au Protecteur du citoyen et une confirmation de l’envoi s’affiche à l’écran. Vous pouvez imprimer cette confirmation d’envoi (en imprimant la page Web à partir du fureteur que vous utilisez). Vous pouvez aussi sauvegarder une copie du formulaire que vous venez de transmettre à des fins d’archives.
J’ai un numéro de téléphone à l’étranger qui ne correspond pas au nombre de cases indiquées dans la section des coordonnées du formulaire. Que dois-je faire ?
Précisez dans le résumé de votre plainte, à l’étape 2 du formulaire, que votre numéro de téléphone est à l’étranger et inscrivez-y votre numéro. Puis, à l’étape 3 des coordonnées, entrez une série de 10 chiffres (ex : 000 000 0000) dans le champ obligatoire afin de pouvoir passer à l’étape 4.
Puis-je revenir en arrière et modifier une section du formulaire en ligne déjà remplie (avant de l’envoyer) ?
Oui. Tant que vous n’avez pas transmis le formulaire de plainte en ligne, vous pouvez revenir à la section précédente en cliquant sur le bouton ÉTAPE PRÉCÉDENTE afin de modifier des champs ou d’ajouter de l’information.
Sachez aussi qu’à l’étape 4 (confirmation), le formulaire rempli vous est présenté dans son ensemble. Vous pouvez encore modifier l’une ou l’autre des étapes et enregistrer vos changements avant d’envoyer votre formulaire.
Comment être certain que mes données personnelles transmises en ligne resteront confidentielles ?
Notre formulaire de plainte en ligne est sécurisé afin de protéger vos renseignements personnels. Les informations transmises en ligne sont rigoureusement encryptées pour éviter tout piratage.
De plus, votre plainte sera traitée en toute confidentialité et avec respect. Le Protecteur du citoyen conduit ses enquêtes privément, ce qui signifie que les renseignements personnels sont protégés en tout temps et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées à les consulter dans l’exercice de leurs fonctions.
Je n’arrive pas à joindre des documents à mon formulaire. Pourquoi ?
Vérifiez votre navigateur web
Le site du Protecteur du citoyen est conçu pour fonctionner avec la plupart des navigateurs Internet pour PC et Mac. Nous vous recommandons de toujours utiliser la dernière version des navigateurs pour que nos pages web s'affichent rapidement et pour que vous puissiez profiter des dernières mises à jour de sécurité. Si vous utilisez une version plus ancienne d'un de ces navigateurs, certains éléments du site pourraient ne pas fonctionner correctement, notamment l’envoi de pièces jointes dans les formulaires web sécurisés.
Navigateurs recommandés :
- Mozilla Firefox
- Google Chrome
- Internet Explorer (version 9 et plus)
- Safari (sous environnement Mac uniquement)
Systèmes d’exploitation recommandés pour mobiles et tablettes :
- IOS (version 7.0 et plus)
- Android (version 4.0 et plus)
Vérifiez le format et la taille de vos documents
Afin d’assurer une transmission en toute sécurité, le formulaire web empêche systématiquement l’envoi de documents dont le format pourrait être dangereux ou corrompu, ou dont le poids pourrait être trop volumineux. À noter que l’ensemble des documents joints ne peut dépasser 75 000 Ko (75 Mo). Chaque fichier ne peut dépasser 5 000 Ko (5 Mo).
Seuls les fichiers se terminant par les extensions suivantes sont autorisés : .avi .bmp .cda .doc .docx .docm .dot .gif .htm .html .jpeg .jpg .mht .mp3 .mp4 .mpeg .mpg .pdf .png .pps .ppsx .ppt .pptm .pptx .rtf .tif .tiff .txt .wav .wma .wmv .wpl .wps .xls .xlsm .xlsx et .xps.
Si vous éprouvez encore des difficultés, veuillez communiquer avec nous.