Information aux organismes

Rôle des organismes publics dans la divulgation d’actes répréhensibles

Les organismes visés par la Loi facilitant la divulgation d’actes répréhensibles à l’égard des organismes publics ont à respecter certaines obligations en vertu de cette loi. Leurs dirigeants doivent :

• Établir une procédure interne pour faciliter la divulgation d’un acte répréhensible par leur personnel;
• Désigner un responsable du suivi des divulgations chargé de son application;
• Diffuser cette procédure à l’ensemble de leur personnel.

La procédure peut être élaborée à partir du document de référence à l’intention des organismes publics (PDF, 336 Ko).

Certains organismes ne sont pas soumis aux obligations entourant la mise en place d’une telle procédure. Les divulgations concernant ces organismes peuvent être faites auprès du Protecteur du citoyen ou :

• Pour les organismes municipaux : auprès de la Commission municipale du Québec (CMQ);
• Pour les centres de la petite enfance (CPE), les garderies subventionnées et les bureaux coordonnateurs de la garde en milieu familial : auprès du ministère de la Famille.

Seuls les membres du personnel d’un organisme peuvent faire une divulgation à la personne responsable du suivi à l’interne. Le personnel peut également faire sa divulgation directement au Protecteur du citoyen.
Les dénonciations des autres personnes doivent être dirigées vers le Protecteur du citoyen. Cela inclut les divulgations d’un fournisseur, d’un sous-traitant, d’un client ou d’un usager.

Procédure facilitant la divulgation d’actes répréhensibles

La procédure établie doit :

• Décrire la marche à suivre pour dénoncer un acte répréhensible;
• Prévoir l’envoi au divulgateur d’un avis de réception écrit;
• Préciser les délais de traitement d’une divulgation;
• Prévoir des mesures pour que l’identité du divulgateur, ainsi que celle des personnes qui collaborent à la vérification ou à l’enquête, demeurent confidentielles;
• Prévoir des mesures pour que les droits des personnes faisant l’objet d’une dénonciation soient respectés;
• Décrire la protection contre les représailles et les délais à respecter pour faire une plainte en matière de représailles;
• Mentionner au personnel qu’il a le choix de faire sa divulgation au Protecteur du citoyen ou à la personne responsable du suivi des divulgations au sein de son organisme.

Obligations du responsable du suivi des divulgations

La personne responsable du suivi des divulgations doit prendre toutes les mesures pour que la confidentialité des renseignements obtenus soit protégée. Elle est tenue à la discrétion, notamment quant à l’identité du divulgateur ou de la divulgatrice ainsi que de toutes les personnes collaborant à ses vérifications.

Lorsqu’elle traite une divulgation provenant d’un membre du personnel, la personne responsable du suivi des divulgations :

• Vérifie si un acte répréhensible a bien été commis ou est sur le point de l’être;
• S’assure, dans le cours de ses vérifications, de bien informer les personnes interrogées sur les démarches en cours. Elle doit notamment expliquer le processus de vérification, sa confidentialité et les protections en cas de représailles;
• Met fin au traitement de la divulgation si son objet n’est pas couvert par la Loi; 
• Transmet la divulgation au Protecteur du citoyen si elle estime que ce dernier est davantage en mesure d’y donner suite;
• Informe le divulgateur de sa décision de mettre fin au traitement de la divulgation ou de la transmettre, le cas échéant;
• Communique avec la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’organisme visé :
  • Pour la tenir informée des démarches effectuées (sauf si cette personne est mise en cause dans la divulgation) ;
  • Pour faire rapport lorsqu’elle constate qu’un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être;
• Avise le divulgateur lorsque le traitement de la divulgation est terminé. Si elle l’estime à propos, elle peut aussi l’informer des suites qui y ont été données.

Un organisme concerné par une divulgation a l’obligation de collaborer avec le Protecteur du citoyen. Ceci afin d’assurer l’efficacité de sa vérification ou de son enquête. Entraver ou tenter d’entraver l’action du Protecteur du citoyen ou de la personne responsable du suivi d’une divulgation est une infraction pénale. Cette infraction est passible d’une amende pouvant aller de 4 000 $ à 20 000 $.