Adjoint(e) exécutif(ve)

Sous la responsabilité du vice-protecteur à l’intégrité publique, vous procéderez aux analyses nécessaires à la prise de décision et vous conseillerez le vice-protecteur sur l’ensemble des activités du VP-IP. Vous l’assisterez aussi dans l’application et le suivi des décisions concernant la gestion des dossiers de plainte, de signalement ou de divulgation dans les différents domaines d’intervention. Vous lui apporterez également un soutien professionnel relativement à l'organisation du travail, à la planification stratégique, aux plans d'action ainsi qu’à l’accomplissement de mandats spécifiques.

Votre premier mandat consistera à contribuer à la mise en place des assises de la nouvelle Direction de la prévention et de la protection des lanceurs d’alerte (DPPLA) du VP-IP. À cet égard, en collaboration avec la directrice de la DPPLA, vous participerez entre autres à la définition des orientations de la direction, à l’élaboration de ses processus de travail et à la mise en œuvre de son plan d’action.

Dans le cadre de vos fonctions, vous aurez donc notamment à :

• Définir les orientations stratégiques et proposer des solutions innovantes aux diverses problématiques;
• Planifier et coordonner les projets et mandats sous la responsabilité du VP-IP, tout en assurant les suivis requis;
• Développer et appliquer des outils de gestion de projet et d’amélioration continue;
• Participer à l’identification, à l’élaboration et au développement d’indicateurs de gestion et de performance;
• Analyser des données, telles que les indicateurs de gestion, les statistiques téléphoniques et les engagements liés à la Déclaration de services aux citoyens;
• Préparer et animer les rencontres de comités de travail;
• Concevoir et animer des activités de formation et d’enseignement;
• Conseiller et assister le vice-protecteur dans la résolution des problématiques et la mise en œuvre de plans d’action pour les dossiers relevant du VP-IP;
• Collaborer avec les différents vice-protectorats, le cabinet du protecteur du citoyen et toutes les unités administratives afin d’assurer une circulation optimale de l’information, d’établir des partenariats positifs et de faciliter l’atteinte des objectifs institutionnels;
• Offrir un soutien aux équipes d’enquête, veiller au développement et à l’optimisation des processus, et aider à la mise en œuvre de nouvelles stratégies liées à la saine gestion du VP-IP;
• Coordonner, avec la chargée de projet du rapport annuel d’activités du Protecteur du citoyen, l'élaboration et la préparation du rapport annuel d'activités du VP-IP – ou les activités liées à la planification stratégique – en étroite collaboration avec les différentes équipes concernées;
• Rédiger des projets de notes, de lettres, d’analyses et d’argumentaires pour le VP-IP et, à l'occasion, pour le protecteur du citoyen;
• Assister le vice-protecteur et les gestionnaires du VP-IP dans le cadre des activités publiques de l’institution;
• Réaliser tout autre mandat ou analyse en soutien à l’équipe du VP-IP et en collaboration avec les partenaires internes et externes.

Notez qu’à l’occasion, vous devrez vous déplacer à l’extérieur de votre port d’attache pour rencontrer le personnel, assister à des réunions, participer à des ateliers de travail ou prendre part à des colloques.

En vue de contribuer aux objectifs de l’institution ainsi qu’à sa mission, vous devez faire preuve d’un jugement de grande qualité, d’initiative, d’autonomie, d’ouverture d’esprit et de créativité.

Vous êtes une personne rigoureuse et polyvalente, capable de travailler à l’intérieur de délais serrés tout en vous adaptant aux situations rencontrées. L’agilité est essentielle pour mener des activités variées, parfois inédites, et pour ajuster la planification du travail en fonction des contraintes internes et externes.

D’excellentes compétences relationnelles sont nécessaires pour établir et maintenir des partenariats. Vous devez donc posséder de solides aptitudes en communication, à l’oral comme à l’écrit. Vous êtes à l’aise avec les approches et méthodes liées à la planification stratégique, la gestion axée sur les résultats, la gestion des risques, l’optimisation des processus et l’innovation organisationnelle. Enfin, vous avez des compétences en diagnostic organisationnel.

En tant qu’adjoint(e) exécutif(ve), vous devez également posséder :

• Une excellente maîtrise des meilleures pratiques en développement organisationnel;
• Une compréhension approfondie du cadre normatif, des lois, des règlements et des procédures administratives encadrant les activités du Protecteur du citoyen;
• Une aisance dans la manipulation et l’analyse des bases de données, ainsi que dans la vulgarisation des informations;
• Un intérêt marqué pour l’institution (sa mission, sa structure, ses pouvoirs et son histoire) et une volonté de s’imprégner de sa culture organisationnelle;
• Une très bonne maîtrise du français écrit, accompagnée d’une capacité d’analyse et de synthèse, notamment pour la révision et la production de documents.

Pour occuper ce poste, vous devez :

• Détenir un baccalauréat dans un domaine pertinent à l’emploi;
• Posséder au moins 5 années d’expérience de niveau professionnel ayant permis de développer une bonne expérience dans les domaines liés à l’emploi.

Seront considérés comme des atouts :

• Une connaissance de la méthodologie Lean Six Sigma;
• Une connaissance théorique ou pratique des rouages de l’Assemblée nationale et de l’Administration publique.

Notez qu’avant l’embauche, vous devrez satisfaire aux exigences d’une enquête sur les antécédents judiciaires.

67 135 $ - 120 061 $ (105-55)

Vous pourrez choisir de travailler à notre bureau de Québec ou de Montréal. Les adresses sont les suivantes :

• 800, place D’Youville, 19^e étage, Québec (Québec)  G1R 3P4
• 1050, côte du Beaver Hall, 13^e étage, Montréal (Québec)  H2Z 0A5